Richtiges Delegieren für mehr Erfolg in Ihren Projekten
Richtig zu delegieren spart nicht nur die Zeit in einem Projekt, sondern hilft, bessere Ergebnisse erzielen zu können. In diesem Artikel werden wir auf folgende Fragen eingehen:
- Welche Aufgaben sollen delegiert werden?
- An wen kann ich die Aufgaben delegieren?
- Welche Mythen gibt es rund um das Delegieren?
Aufgabenmodelle und die Kunst zu delegieren
Eisenhower-Prinzip
Wenn Sie nach der bekannten Eisenhower-Matrix Ihre Aufgaben einordnen, ergeben sich vier Aufgaben-Gruppen:
- Wichtig und dringend (Gruppe A) – sollten am besten schnellstmöglich und persönlich erledigt werden
- Wichtig und nicht dringend (Gruppe B) – sollten terminiert und persönlich erledigt werden
- Nicht wichtig und dringend (Gruppe C) – sollten delegiert oder automatisiert werden
- Nicht wichtig und nicht dringend (Gruppe D) – sollten womöglich gar nicht bearbeitet werden
Eisenhower-Matrix: Aufgaben
Priorisierungsskala und Delegierungsquadarate
Priorisierungsskala
Ein anderer Ansatz besteht darin, für alle anstehende Tasks eine Priorisierungsskala zu erstellen. Nach dieser Skala werden die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit auf einer Skala von 1 bis 10 eingetragen.
Beachten Sie jedoch, dass die Priorisierung von den Zielen eines Unternehmens und der jeweiligen Branche abhängt. Typischerweise werden für Unternehmen Priorisierungen nach finanziellen Folgen (Profit) oder nach dem Einfluss auf das monetäre Wachstum (Umsatz) gewählt.
Stellen wir uns einmal vor, ein Unternehmen aus der Software-Branche hat seinen Fokus auf Profit und Rentabilität und bewertet folgende Tasks:
- Aufsetzen einer IT-Struktur (hat einen starken Einfluss auf die Effizienz des Unternehmens, beeinflusst langfristig die Kosten) – Prio 9
- Einkaufen von Marketing-Software (kann ein starker Kostenfaktor sein, die ausgewählte Software kann aber meistens mittelfristig geändert werden) – Prio 5
- Pflege von Social Media-Accounts (haben zwar Einfluss auf das Image des Unternehmens aber keinen direkten Einfluss auf Umsatz und Kosten) – Prio 2
Delegierungsquadrate
Im nächsten Schritt werden die Aufgaben in drei Gruppen aufgeteilt (Delegierungsquadrate):
Die Aufgaben mit Prio 1-3 werden in das transparente Quadrat eingeteilt, die Aufgaben mit Prio 4-6 werden in das gestreifte Quadrat platziert und die Aufgaben mit Prio 7-10 landen im roten Quadrat
Die Aufgaben aus dem transparenten Quadrat müssen dringend delegiert werden, es handelt sich um operationelle Entscheidungen. Sollte die notwendigen Ressourcen im Unternehmen fehlen, dann kann man die Aufgaben outsourcen oder automatisieren.
Die gestreiften Aufgaben – können und sollen delegiert werden. Wenn die Expertise im Unternehmen fehlt, kann man sich überlegen entweder die bestehenden Mitarbeiter zu schulen oder neue Mitarbeiter einzustellen.
Die roten Aufgaben – müssen am besten selbständig durchgeführt werden, wenn Ihnen die Expertise fehlt können Sie das nötige Knowhow von Extern einkaufen (an einer Schulung teilnehmen oder Berater/Consultants engagieren).Delegierungsmythen
Um den langfristigen Erfolg bei der Delegierung in Ihren Projekten zu gewährleisten, werden wir uns mit einigen Delegierungsmythen auseinandersetzen.
"Es geht schneller, wenn ich die Aufgabe selbst mache, anstatt sie zu delegieren."
Aber: Durch die Weiterbildung von geeigneten Mitarbeitern oder das Aufsetzen von Outsourcing-Prozessen wird die Aufgabe mittelfristig viel effizienter und schneller erledigt werden. Außerdem ist es nahezu unmöglich mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen, was höchstwahrscheinlich dazu führen wird, dass die Aufgaben zeitlich verschoben werden oder gar untergehen.
"Wenn ich delegiere werden die Aufgaben nicht mit dem erforderlichen Maß an Qualität erfüllt."
Aber: Umgekehrt ist es so, dass die Qualität (durch Spezialisierungen) steigt, wenn man an Experten aus dem Gebiet oder an einen designierten Mitarbeiter delegiert. Wichtig – richtiger Delegierungsprozess – mit Setzen von Zielen, Fristen und Kontrolle von Ergebnissen.
"Durch das Delegieren kann ich meinen Job verlieren, wenn der Mitarbeiter meine Aufgaben besser erledigt, als ich."
Aber: Wenn die Aufgaben mit hohem Maß an Qualität erledigt werden, charakterisiert es Sie als besseren Manager und unterstreicht Ihre Führungskompetenzen
"Wenn ich bei der Aufgabe Spaß habe, will ich sie nicht abgeben."
Aber: Dadurch, dass Sie sich zeitlich entlasten, haben Sie die Möglichkeit, sich in wichtigeren Themen einzuarbeiten, welche Ihnen auf Dauer wesentlich mehr Spaß machen und Ihr persönliches Wachstum fördern werden.
Autor: Elena Semenova
Bild: You X Ventures, Unsplash